Künstliche Intelligenz in ErgoFlow
1. Was ErgoFlow ist — und was nicht
ErgoFlow ist ein KI-gestütztes Dokumentations- und Fachinformationswerkzeug für ausgebildete Ergotherapeut:innen. Die App generiert Textvorlagen, Orientierungshinweise und Fachinformationen, die ausschließlich als Arbeitsunterstützung dienen.
ErgoFlow ist ausdrücklich kein Diagnosesystem, kein Medizinprodukt und kein Ersatz für fachliche Beurteilung. Alle KI-generierten Inhalte werden dem Therapeuten zur eigenverantwortlichen Prüfung, Bearbeitung und Freigabe vorgelegt. Die App trifft keinerlei automatisierte Entscheidungen über Patienten.
ErgoFlow richtet sich ausschließlich an beruflich qualifizierte Ergotherapeut:innen. Der Einsatz der App setzt fachliche Kompetenz zur Beurteilung der KI-Ausgaben voraus.
2. Eingesetzte KI-Modelle und Anbieter
ErgoFlow nutzt ausschließlich Sprachmodelle und KI-Dienste von OpenAI LLC (San Francisco, USA). Die Übertragung personenbezogener Daten in die USA erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) mit OpenAI ist abgeschlossen.
ErgoFlow behält sich vor, eingesetzte Modelle bei gleichwertiger oder verbesserter Leistung und gleichem Datenschutzniveau zu aktualisieren. Diese Seite wird entsprechend aktualisiert.
3. KI-gestützte Funktionen im Überblick
ErgoFlow stellt KI-Unterstützung in fünf Fachgebieten bereit. Die folgende Tabelle listet alle Funktionen und beschreibt, was die KI dabei tut.
Pädiatrische Ergotherapie
| Funktion | Was die KI erstellt |
|---|---|
| Assessmenthinweise | Orientierungshinweise zu geeigneten Testverfahren und Assessments für den vorliegenden Fallkontext. Ausschließlich Verfahren ab 2000, bevorzugt deutschsprachig verfügbar. |
| Befunddokumentation | Textvorlage für die klinische Befunddokumentation mit Fokus auf Sensorische Integration nach Ayres. |
| Betätigungsprofil & Ziele | Partizipative Betätigungsziele und Betätigungsanalyse für Kind, Familie und Umfeld. |
| Tipps für zuhause | Alltagstipps in einfacher Sprache für Eltern und Angehörige — ohne Fachbegriffe, direkt zum Weitergeben. Übersetzung in bis zu 21 Sprachen möglich. |
| Tipps für Kita & Schule | Handlungsempfehlungen für pädagogische Fachkräfte in Kita oder Schule. |
| Ärztliche Mitteilung | Professioneller Verlaufsbericht für die Arztpraxis mit Therapiebeginn, Diagnostik, Zielen, Verlauf, Empfehlungen und Prognose. |
| Stellungnahme Schuleignung | Ergotherapeutische Stellungnahme für die Schuleingangsuntersuchung. |
Orthopädische Ergotherapie / Handtherapie
| Funktion | Was die KI erstellt |
|---|---|
| Assessmenthinweise | Orientierungshinweise zu Assessments für Hand und Orthopädie (z. B. ROM, Kraft, ADL-Verfahren). |
| Funktionsstatus-Befund | Befunddokumentation inkl. Ableitung einer Patienteninformation in verständlicher Sprache. |
| Betätigungsprofil & Ziele | Funktions- und Betätigungsziele mit ADL- und Partizipationsfokus. |
| Hausübungsprogramm | Personalisiertes Heimprogramm in patientenverständlicher Sprache. |
| Arzt-/Verlaufsbericht | Verlaufsbericht mit Schwerpunkt auf Funktion, ROM, Kraft, ADL und Schmerz. |
Neurologische Rehabilitation
| Funktion | Was die KI erstellt |
|---|---|
| Assessmenthinweise | Testverfahren für Schlaganfall, MS, Parkinson und weitere neurologische Krankheitsbilder. |
| Befunddokumentation | Befundtext mit neurologischem Schwerpunkt (Motorik, Kognition, ADL). |
| Betätigungsprofil & Ziele | Betätigungsziele mit Alltagsfunktionen und Teilhabe im Fokus. |
| Heimübungsprogramm | Neurologisch angepasstes Heimprogramm. |
| Angehörigeninformation | Alltagshinweise für Bezugspersonen in verständlicher Sprache. |
| Kognitionsprofil | Dokumentation kognitiver und neuropsychologischer Befunde. |
| Arzt-/Verlaufsbericht | Verlaufsbericht mit Diagnose, Therapiezielen und Prognose. |
Geriatrische Ergotherapie
| Funktion | Was die KI erstellt |
|---|---|
| Assessmenthinweise | Assessments für Geriatrie: Sturzprävention, ADL, Demenz, kognitive Einschränkungen. |
| Befunddokumentation | Geriatrischer Funktionsstatus (ADL, Kognition, Mobilität, soziale Teilhabe). |
| Betätigungsprofil & Ziele | Selbstständigkeit, ADL und Lebensqualität als Zielschwerpunkte. |
| Heimübungsprogramm | Alltagstraining mit Sturzpräventions- und ADL-Fokus. |
| Angehörigeninformation | Hinweise für pflegende Angehörige. |
| Arzt-/Verlaufsbericht | Verlaufsbericht mit geriatrischem Schwerpunkt. |
Psychiatrische Ergotherapie
| Funktion | Was die KI erstellt |
|---|---|
| Assessmenthinweise | Assessments für Psychiatrie, Recovery-Orientierung und psychosoziale Rehabilitation. |
| Befunddokumentation | Befundtext mit Betätigungsanalyse und psychiatrischen Testverfahren. |
| Betätigungsprofil & Ziele | Klientenzentrierte Zieldefinition mit Betätigungs- und Teilhabefokus. |
| Alltagsstrukturierung | Aktivierungsplan und Wochenstruktur. |
| Psychoedukation | Patienteninformation in einfacher Sprache, mit Übersetzungsoption. |
| Arzt-/Verlaufsbericht | Verlaufsbericht mit psychiatrischem Schwerpunkt. |
Fachgebietsübergreifende Funktionen
| Funktion | Was die KI erstellt |
|---|---|
| Freie Fachfrage | Chat-basierte Fachinformationen ohne Fallbezug — allgemeine Wissensabfragen im Praxisalltag. Fachgebiet und Antwortmodus (tiefgehend oder allgemeinverständlich) sind wählbar. Optional mit Websuche. |
| Textüberarbeitung | Auf Anweisung des Therapeuten wird jede KI-generierte Textvorlage gezielt überarbeitet (z. B. kürzen, erweitern, Formulierung anpassen). |
| Übersetzung | Übersetzung von KI-generierten Texten in bis zu 21 Sprachen (u. a. Türkisch, Arabisch, Russisch, Polnisch, Persisch, Kurdisch) für die Weitergabe an Patienten oder Angehörige. |
| Kurssuche | KI-gestützte Filterung von Weiterbildungsangeboten anhand einer Freitexteingabe des Nutzers. |
4. Voice-Assistent: Spracheingabe und Sprachausgabe
ErgoFlow enthält einen optionalen Voice-Assistenten für die Erfassung von Fallinformationen und die Dateneingabe in strukturierten Dialogen. Der Voice-Assistent kombiniert zwei KI-Dienste:
- Text-to-Speech (OpenAI TTS): Die App liest Dialogfragen und Bestätigungen vor. Genutzte Stimme: nova, Sprache: Deutsch. Alternativ steht die Browser-eigene Sprachsynthese als Fallback bereit.
- Sprache-zu-Text (OpenAI Whisper): Gesprochene Antworten des Therapeuten werden in Text umgewandelt. Die Audioaufnahme wird ausschließlich zur Transkription an OpenAI übertragen und nicht dauerhaft gespeichert.
Der Voice-Assistent wird ausschließlich auf aktive Auslösung durch den Therapeuten aktiviert. Alle transkribierten Texte erscheinen zur Prüfung und Korrektur im jeweiligen Eingabefeld, bevor sie weiterverarbeitet werden.
5. Welche Daten die KI erhält — und welche nicht
Was an die KI übertragen wird
Für jede KI-Anfrage übermittelt ErgoFlow ausschließlich Daten, die der Therapeut zuvor selbst eingegeben hat:
- Fachgebiet und Art der angefragten Funktion (z. B. „Arztbericht Pädiatrie")
- Vom Therapeuten eingegebener Fallkontext: Altersangabe, Überweisungsanlass, Beobachtungen
- Klinische Informationen, die der Therapeut in Formularfelder einträgt (z. B. Befundergebnisse, Testwerte, Therapieverlauf)
- In derselben Sitzung bereits generierte KI-Ergebnisse, sofern diese für die aktuelle Funktion relevant sind
- Bei Spracheingabe: temporäre Audioaufnahme zur Transkription
- Bei Freier Fachfrage: die eingegebene Frage im Chat-Verlauf
Was niemals an die KI übertragen wird
- Name, Geburtsdatum oder Adresse von Patienten
- Krankenversicherungsnummer, Patientenakten-ID oder andere direkte Identifikatoren
- Kontodaten, Zahlungsinformationen
- Zugangsdaten oder Authentifizierungstoken
- Andere in ErgoFlow gespeicherte Nutzerdaten (Profil, Abonnement)
Wo Daten verarbeitet werden
Alle KI-Anfragen laufen über den ErgoFlow-Server (ergoflow.life) als Proxy und werden von dort an die OpenAI-API übertragen. OpenAI verarbeitet die Anfragen auf Servern in den USA. Die Datenübertragung ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. OpenAI verwendet API-Eingaben nicht zum Training seiner Modelle (gemäß OpenAI API-Datenschutzbedingungen).
6. Menschliche Aufsicht und Verantwortung
ErgoFlow ist nach dem Prinzip Human-in-the-Loop konzipiert: Kein KI-generierter Inhalt wird ohne aktive Prüfung und Freigabe durch den Therapeuten verwendet.
- Alle KI-Ausgaben sind ausdrücklich als Textvorlagen gekennzeichnet, die der Therapeut eigenverantwortlich prüft, anpasst und freigibt
- Der Therapeut kann jeden generierten Text vor Verwendung bearbeiten, ergänzen oder verwerfen
- Die KI trifft keinerlei Entscheidungen über Patienten — alle diagnostischen, therapeutischen und dokumentarischen Entscheidungen verbleiben beim Therapeuten
- System-Prompts sind so formuliert, dass die KI keine patientenspezifischen Empfehlungen ausspricht, sondern Fachinformationen im kollegialen Stil bereitstellt
- Assessmenthinweise sind als „Orientierungshilfe" gekennzeichnet, nicht als diagnostische Entscheidung
In der App wird dauerhaft der folgende Hinweis angezeigt: „Alle Antworten werden KI-basiert generiert. Sie können fachliche Fehler enthalten und müssen vor jeglicher Verwendung durch eine erfahrene Ergotherapeutin bzw. einen erfahrenen Ergotherapeuten gegengeprüft werden. Die volle Verantwortung für jedes Handeln auf Basis dieser Inhalte verbleibt beim Nutzer."
7. Qualitätssicherung der KI-Ausgaben
ErgoFlow trifft technische Maßnahmen, um die Qualität der KI-Ausgaben im ergotherapeutischen Fachkontext sicherzustellen:
- Fachspezifische System-Prompts: Jede Funktion erhält einen auf das Fachgebiet und die Aufgabe zugeschnittenen Systemauftrag, der die KI auf ergotherapeutische Dokumentationsstandards ausrichtet.
- Aktualitätsvorgaben: Im Bereich Diagnostik/Assessments sind die Modelle angewiesen, ausschließlich Verfahren ab dem Jahr 2000 zu nennen und das Erscheinungsjahr der neuesten Auflage anzugeben.
- Terminologiekorrektur: Häufig fehlerhafte Fachbegriffe (z. B. EASI, SOSI-M) werden durch automatische Nachbearbeitungsregeln standardisiert.
- Sprachliche Zurückhaltung: Die Prompts schreiben durchgängig weiche Formulierungen vor und untersagen direkte Empfehlungen für den konkreten Fall.
- Sitzungskontext: Bereits erstellte Ergebnisse fließen kontrolliert in Folgeaufrufe ein. Der Therapeut kann alle Zwischenergebnisse jederzeit editieren.
8. Rechtliche Einordnung nach EU-KI-Verordnung
ErgoFlow ist nach eigener Einschätzung als KI-System mit begrenztem Risiko gemäß Art. 50 EU-KI-Verordnung (EU 2024/1689) einzustufen. Diese Seite dient der Erfüllung der dort vorgeschriebenen Transparenzpflichten.
ErgoFlow ist kein Hochrisiko-KI-System im Sinne des Anhangs III der EU-KI-Verordnung, da:
- die App ausschließlich beruflich qualifizierte Ergotherapeut:innen als Nutzer adressiert (nicht Patienten direkt),
- keine automatisierten Entscheidungen über Patienten getroffen werden,
- alle Ausgaben der menschlichen Prüfung und Freigabe unterliegen,
- die App ausdrücklich kein Medizinprodukt darstellt und nicht als solches eingesetzt werden darf.
Diese Einschätzung basiert auf dem aktuellen Stand der Verordnung und wird bei Änderungen der Rechtslage oder des Funktionsumfangs überprüft.
9. Hinweise zur verantwortungsvollen Nutzung
Für eine rechtlich und fachlich sichere Nutzung von ErgoFlow gelten folgende Grundsätze, denen du mit der Nutzung der App zustimmst:
10. Deine Pflichten beim Weitergeben von KI-Inhalten
Als Therapeutin bzw. Therapeut bist du im Sinne der EU-KI-Verordnung selbst Betreiber (Deployer) des KI-Systems ErgoFlow. Das bedeutet: Sobald du KI-generierte Texte an Dritte weitergibst — an Arztpraxen, Krankenkassen, Patienten, Angehörige oder andere Stellen — gelten für dich eigene Pflichten aus Art. 50 Abs. 3 EU-KI-Verordnung.
Wann gilt diese Pflicht?
Die Kennzeichnungspflicht greift immer dann, wenn ein KI-generierter Text die Sphäre deiner eigenen Praxis verlässt und eine andere Person ihn als eigenständiges Dokument erhält. Typische Fälle in der Ergotherapie:
- Arztbericht oder Verlaufsmitteilung an eine Arztpraxis oder Klinik
- Stellungnahme oder Gutachten an eine Krankenkasse oder Behörde
- Schriftliche Empfehlungen oder Informationsblätter für Patienten oder Angehörige
- Berichte für Schulen, Kitas oder andere Einrichtungen
Interne Notizen, die du ausschließlich selbst verwendest und nicht weiterreichst, fallen nicht darunter.
Was bedeutet „erkennbar machen" konkret?
Es reicht ein kurzer, klar platzierten Hinweis auf dem Dokument. Es gibt dafür keine gesetzlich vorgeschriebene Formulierung. Bewährt hat sich ein Zusatz am Dokumentenende oder in der Fußzeile, zum Beispiel:
Wichtig: Der Hinweis muss vor dem Versand auf dem Dokument stehen — ein nachträglicher Hinweis auf Rückfrage genügt nicht.
Wann entfällt die Pflicht?
Die Kennzeichnungspflicht entfällt, wenn der Text durch deine eigene Bearbeitung so wesentlich verändert wurde, dass er inhaltlich und sprachlich als dein eigenes Werk anzusehen ist. Was „wesentlich" bedeutet, ist gesetzlich nicht abschließend definiert. Als Faustregel gilt: Wenn der ursprüngliche KI-Text noch klar erkennbar ist — auch nach Korrekturen einzelner Sätze — sollte die Kennzeichnung erhalten bleiben.
Warum weisen wir ausdrücklich darauf hin?
ErgoFlow kann die Kennzeichnung ausgehender Dokumente technisch nicht erzwingen, da du Texte außerhalb der App weiterverarbeitest und versendest. Die Verantwortung dafür liegt bei dir als Betreiber. Wir möchten, dass du diese Pflicht kennst und sicher handelst — im eigenen Interesse und zum Schutz deiner Patienten.
11. Fragen, Kontakt und Aktualisierung
Bei Fragen zum KI-Einsatz in ErgoFlow wende dich an:
Axel Brinkmann
Schlüttgarten 15, 33803 Steinhagen
E-Mail: contact@ergoflow.life
Diese Seite ist aktuell gültig (Stand: 28.04.2026). Sie wird bei wesentlichen Änderungen am KI-Einsatz (neue Modelle, neue Funktionen, geänderte Datenflüsse) aktualisiert. Wesentliche Änderungen werden registrierten Nutzern per E-Mail mitgeteilt.
